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Digitale Geräteverwaltung: Werkzeuge und Geräte im Blick

Als Architekt hat man zwar den Bohrhammer nicht selbst in der Hand und fährt auch nicht den Bagger, doch wenn beides auf der Baustelle nicht auffindbar ist, dann betrifft dies natürlich auch den Architekten. Verzögerungen durch fehlende oder defekte Geräte, sowie ungeklärte Fragen bezüglich der Arbeitssicherheit der Mitarbeite auf der Baustelle sind auch für ihn wichtig. Denn erst wenn alle Arbeiten abgeschlossen sind, hat auch der Architekt seine Aufgabe erfüllt.

Es ist für den Architekten von immenser Wichtigkeit, dass alle Geräte und Fahrzeuge auf der Baustelle stets im Blick behalten sowie Wartungen und Prüfungen rechtzeitig und ordnungsgemäß durchgeführt werden. Eine digitale Geräteverwaltung erfüllt diese Anforderungen und sorgt für den nötigen Überblick. Viele Unternehmen setzen daher auf effiziente Software, um stets über den Zustand ihres Inventars Bescheid zu wissen.

1. Geräteverwaltung: Software für Maschinen, Werkzeug und IT

Wo analoge oder manuelle Methoden, wie Papier- oder Excel-Listen, an ihre Grenzen stoßen, hilft eine Geräteverwaltung-Software. Maschinen, Baufahrzeuge, Werkzeuge und IT-Geräte werden hierbei mit einem QR-Code versehen und digital erfasst. Durch die Check-in / Check-out-Funktion kann eine einfache Zuweisung des Inventars auf Mitarbeiter, Standorte oder Projekte stattfinden und dadurch effektiv Zeit und Geld gespart werden.

Verantwortliche, in deren Besitz sich das Inventar befindet, gehen sorgsamer mit den verwendeten Werkzeugen um und geben sie verlässlicher zurück. Auch IT-Geräte, die mit zur Baustelle genommen oder im Büro verwendet werden, können einfach erfasst und ebenso im Blick behalten werden.

Tritt bei einem Gerät ein Defekt oder Schaden auf, so kann dieser mit einer Software zur Geräte- und Werkzeugverwaltung, wie die der Timly Software AG, ganz praktisch mittels QR-Code-Scan mit dem Smartphone aufgenommen und automatisch an den zuständigen Mitarbeiter im Unternehmen gemeldet werden. So werden Ausfallzeiten auf ein Minimum reduziert, wie zum Beispiel Firma HAUSER aus Linz, Österreich, berichtet.

An anstehende Fristen, Geräteprüfungen und Wartungen erinnert automatisch der integrierte Wartungsplaner, in dem auch Prüfzertifikate und andere Dokumente hinterlegt werden können. Das bedeutet stressfreies Service-Management und auch für den Architekten die Gewissheit, dass alles reibungslos und zeitgerecht durchgeführt wird.

2. Geräteverwaltung-Software kostenlos oder als Vollversion?

Oft wird Geräteverwaltung-Software kostenlos oder als „open source“-Variante angeschafft. Hierbei sollte man als Nutzer genau auf die angebotenen Funktionen, die Effizienz und die Zuverlässigkeit achten. Kostenlose Geräte- und Werkzeugverwaltung-Software ist meist funktionell eingeschränkt, weist Sicherheitslücken auf oder ist gegebenenfalls nicht mobil nutzbar.

Dies birgt verschiedene Risiken für das Unternehmen. Zwar gibt es kostenfreie Varianten oder die Geräteverwaltung via Excel, die nur lokal auf dem Desktop funktionieren. Der große Mehrwert einer digitalen Geräteverwaltung wird hierbei aber nicht ausgespielt: Zugriff von überall, direkt vom Smartphone oder Tablet und von jedem, der die entsprechenden Berechtigungen hat.

Zudem ist auch die Art des Scanners zu hinterfragen. Benötigt man ein zusätzliches, kostenpflichtiges Scan-Gerät, ein sogenanntes MDE-Gerät, oder hat die angebotene Geräteverwaltung-App einen integrierten Barcode-Scanner? Falls Letzteres zutrifft, gilt es außerdem darauf zu achten, wie gut die Qualität des Scanners ist.

Ein professioneller Partner wie die Firma Scandit, mit der Timly für seine Geräteverwaltung-App zusammenarbeitet, ist ein klarer Vorteil für Unternehmen. So können unterschiedlichste Arten von Barcodes sowie auch in die Jahre gekommene Etiketten noch richtig gescannt werden.

Um erste Erfahrungen mit einer digitalen Geräte- und Werkzeugverwaltung zu sammeln, kann eine kostenlose Software als Einstieg eine Möglichkeit sein, wenn man auf gewisse Aspekte achtet. Doch ab einer gewissen Unternehmensgröße oder Menge an Geräten und Beteiligten, bietet sich die Verwendung einer professionellen Bezahlversion an.

3. Vorteile einer Bezahlversion zur Verwaltung von Geräten

Das Hauptargument, das für eine Bezahlversion spricht, ist wie bereits erwähnt, der Umfang an Funktionen. Der mobile Zugriff wird durch die Speicherung der Daten in einer Cloud ermöglicht. Bei einem professionellen Anbieter hat natürlich der Datenschutz höchste Priorität und die Cloud ist entsprechend gesichert. So können Mitarbeiter mit den zuvor vergebenen Nutzerrollen mobil direkt auf der Baustelle oder von unterwegs auf die benötigten Daten zugreifen und diese bei Bedarf anpassen.

Ein Vorteil, direkt mit einer professionellen Bezahlversion zu starten ist der, dass man im Idealfall die in der Anfangs- oder Testphase erfassten Objekte übernehmen kann und sie nicht erneut im System anlegen muss. Außerdem hat man gleich zu Beginn einen zuverlässigen Support und Service, der bei Fragen unterstützt oder sogar individuelle Anpassungen vornehmen und Funktionen weiterentwickeln kann.

Die Timly Software AG hat beispielsweise auf Wunsch und gemeinsam mit seinem Kunden Sodastream eine neue Funktion für die digitale Geräte- und Inventarverwaltung entwickelt: Die sogenannte „Selbst-Inventur“ ermöglicht es, Geräte an unterschiedlichen Standorten oder auch im Home Office direkt von den Mitarbeitern bestätigen zu lassen.

So kann sich der Vorgesetzte bei der jährlichen Inventur, viel Zeit und Mühe ersparen. Durch den erforderlichen QR-Code-Scan sind die Rückmeldungen über den Geräte-Bestand in jedem Fall verlässlich. – Dadurch haben Bauunternehmen und Architekten stets den Überblick über Werkzeuge, Maschinen und IT-Geräte sowie deren funktionsfähigen Zustand und anstehende Wartungen.