Handwerker sind auf ihrem Gebiet Spezialisten. Sie können mauern, Elektrik verlegen, Wasseranschlüsse zum Laufen bringen oder aber maßgeschneiderte Holzaufbauten fertigen. Doch in jedem Handwerksbetrieb stellt die alltägliche Verwaltung ein großes Problem dar. Sie kostet Zeit, verlangt Expertenwissen und verzeiht keine größeren Fehler. Mit einer passenden Software für Handwerksbetriebe kann man sich allerdings die Arbeit erheblich vereinfachen.
Software-Lösungen ermöglichen eine verbesserte Planung
Erfolgreiche Handwerksbetriebe haben häufig mit Organisations- und Planungsproblemen zu kämpfen. Wenn viele Aufträge hereinkommen, müssen Termine geplant, Einsätze koordiniert und der Einkauf von passenden Arbeitsmaterialien kalkuliert werden. Mit einer Software für die Auftragsbearbeitung (z.B. Handwerk plus von Lexware) lassen sich diese Prozesse geschickt zusammenfassen. In einen ausführlichen Kalender lassen sich alle Termine mit der Zahl der Arbeitskräfte eintragen. Zugleich gibt es einen Bereich für die Materialkalkulation, der es gestattet, den entsprechenden Bedarf einzutragen. Die Software gleicht diesen mit den Lagerbeständen ab und weist daraufhin, wenn Dinge nachgekauft werden müssen oder knapp werden.
Einfache Rechnungserstellungen
Gute Software-Lösungen verfügen zudem über mobile Komponenten. Die Handwerker vor Ort können so ganz genau eintragen, wie lange sie wo gewesen sind. Die Rechnungserstellung erfolgt auf diese Weise wesentlich einfacher, weil alle Daten bereits zur Verfügung stehen und nur noch zusammengefügt werden müssen. Das Programm kennt dabei von alleine Vorgaben für die Ausweise der Steuern. Zudem ermöglichen es die Software-Lösungen, die Rechnungen online zu versenden und zugleich in die Buchführung zu übertragen. Enthält das Programm eine Online-Banking- sowie Bilanzierungsfunktion, so lässt sich mit der passenden Software für Handwerksbetriebe auch schnell feststellen, wann sie beglichen worden ist. Die Einnahmen können dann in die Bilanz übernommen werden.
Leichtere Erstellung der Steuererklärung
Eine hochwertige Software für Handwerksbetriebe ist die Zentrale des Unternehmens für alle Daten und Zahlen. Im Idealfall lassen sich diese von einer Funktion der Software (z.B. Rechnungslegung) beliebig zu einer anderen (z.B. Kundendatenverwaltung) hin- und herschieben. Auf diese Weise lassen sich auch weitere Arbeiten deutlich vereinfachen. So fällt es beispielsweise wesentlich einfacher, die Steuererklärung zu erstellen, da bereits alle Zahlen zur Hand sind. Im besten Fall bietet das Programm hierfür ein entsprechendes Feature mit Vordrucken und Praxistipps sowie hilfreichen Erläuterungen.
Tipps für die tägliche Arbeit: Aktuelle Versionen und Integrationsfähigkeit
Wer mit einer Software für Handwerksbetriebe arbeiten möchte, sollte dabei aber zwei Dinge beachten, die für die tägliche Arbeit von großer Bedeutung sind. Zum einen sollte man ausschließlich mit aktuellen Versionen arbeiten, denn diese sind stets an die aktuelle Gesetzeslage angepasst. Die Grundlagen des Steuerrechts ändern sich bekanntlich jedes Jahr. Wenn man nicht selbst recherchieren müssen möchte, befreit einen eine aktuelle Software-Version von dieser Pflicht. Zum anderen sollte man darauf achten, dass das Programm eine Integrationsfähigkeit bietet, falls man auch auf andere Software-Lösungen im Haus vertraut, um z.B. den kaufmännischen Bereich zu managen. Der wesentliche Vorteil von solchen Software-Lösungen ist es, dass sie Arbeitserleichterungen bringen, weil sie es erlauben, Zahlen und Daten beliebig in andere Verwaltungsbereiche zu übertragen. Dieser Vorteil bleibt aber nur gewahrt, wenn die unterschiedlichen Programme des Handwerksbetriebs integrativ sind und somit zusammenarbeiten können.
Weiterführende Links: Software für Handwerksbetriebe im Test
