Vor- und Nachteile einer digitalen Plantafel aus der Sicht eines Handwerksbetriebes

In einer sich ständig wandelnden Geschäftswelt hat die digitale Transformation auch den Handwerkssektor erfasst, und immer mehr Betriebe setzen auf moderne Technologien, um ihre Abläufe zu optimieren. Ein Schlüsselelement dieser Entwicklung ist die Einführung digitaler Tools und Apps. Ein Paradebeispiel ist die digitale Plantafel – ein virtuelles Instrument zur Verwaltung und Koordination von Arbeitsabläufen, Ressourcen und Projekten.

Dieses vorwiegend als Software-as-a-Service (SaaS) umgesetztes Tool bringt eine Fülle von Vorteilen mit sich, welche die Effizienz, Transparenz und Kommunikation im Handwerksbetrieb steigern können. Doch wie bei jeder Innovation sind auch mögliche Nachteile zu berücksichtigen. Im Folgenden werden die Vor- und Nachteile des Einsatzes einer digitalen Plantafel im Handwerksbetrieb beleuchtet, um ein umfassendes Verständnis für diese Art von Software und ihre potenziellen Auswirkungen zu vermitteln.

Von der Optimierung der Ressourcenplanung bis hin zu möglichen technischen Herausforderungen werden wir sowohl die positiven Aspekte als auch die zu beachtenden Bedenken erkunden, um Handwerkern und Betrieben bei der Entscheidungsfindung zu helfen, ob die Implementierung einer digitalen Plantafel-Software für sie von Vorteil ist.

1. Vorteile einer digitalen Plantafel im Handwerk

Die Einführung einer digitalen Plantafel im Handwerk bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die sowohl Betrieben als auch Handwerkern zugutekommen. Im Folgenden werden zehn dieser Vorteile näher erläutert:

1.1. Effiziente Ressourcenplanung

Durch die Nutzung einer digitalen Plantafel können Handwerksbetriebe ihre Ressourcen vorausschauend einplanen. Die Einteilung von Mitarbeitenden, Materialien, Maschinen und Fahrzeugen kann Wochen bzw. Monate im Voraus durchgeführt werden, sodass Leerlauf oder Ressourcenknappheit aktiv vermieden werden kann. Auch Urlaub, Krankheit oder Weiterbildungen von Mitarbeitenden können erfasst und somit berücksichtigt werden. 

1.2. Echtzeit-Updates

Wie bereits erwähnt, werden digitale Plantafeln überwiegend als Software-as-a-Service angeboten, d. h. die Daten liegen auf Servern in der Cloud, wodurch eine fortlaufende Synchronisierung der Anwendungsdaten durchgeführt werden kann. Dies wiederum ermöglicht Echtzeit-Updates – jegliche Änderungen können nach dem Eintragen sofort von allen relevanten Mitarbeitenden eingesehen werden, was die Kommunikation und Zusammenarbeit verbessert. Allerdings sollte beachtet werden, dass nicht jede Plantafelsoftware, auch wenn diese in der Cloud gehostet ist, die Echtzeit-Synchronisation von Daten unterstützt. In diesem Fall muss bspw. die Web-App neu geladen werden, um Änderungen zu sehen.

1.3. Flexibilität bei Änderungen

Änderungen in Aufträgen oder Ressourcen können direkt angepasst werden, ohne stundenlang Telefonate zu führen oder zurück ins Büro fahren zu müssen. Handwerker können auf unvorhergesehene Ereignisse oder Kundenwünsche reagieren, ohne den gesamten Plan umwerfen zu müssen. Von Vorteil sind hierbei digitale Plantafeln, bei denen per intuitiver Drag&Drop-Bedienung Projekte und Ressourcen verschoben werden können, damit wird einem das lästige manuelle Eingeben bzw. Ändern von Zeit- und Datumsangaben erspart.

1.4. Bessere Kundenkommunikation

Mit digitalen Plantafeln können Kunden über den Status ihrer Aufträge auf dem Laufenden gehalten werden. Je nach Plantafel-Anbieter kann der Kunde bzw. Auftraggeber selbst als Beobachter zu einem Projekt hinzugefügt werden. Dadurch kann er mitverfolgen, wann auf der Baustelle welche Arbeiten durchgeführt werden, welche Termine als nächstes anstehen uvm. Dies verbessert die Kundenkommunikation enorm und erhöht die Transparenz.

1.5. Reduzierte Papierarbeit

Die Umstellung auf eine digitale Plantafel verringert den Bedarf an physischen Aufzeichnungen und Papierdokumenten, was nicht nur umweltfreundlicher ist, sondern auch die Verwaltungsarbeit erleichtert. Alle Informationen befinden sich zentral an einem Ort und können je nach Rechtevergabe von den Mitarbeitenden eingesehen werden.

1.6. Automatisierte Erinnerungen

Digitale Plantafeln können automatische Erinnerungen für fällige Aufgaben oder Termine senden, was zur Vermeidung von Verzögerungen und zur Einhaltung von Zeitplänen beiträgt. Dazu gehören auch Kontrolltermine, wie bspw. Elektroprüfungen nach DGUV 3. Erinnerungen werden beispielsweise in Form von Notifications auf dem Smartphone oder per Overlay bzw. Pop-Up in der Web-App dargestellt.

1.7. Analysemöglichkeiten

Die über die digitale Plantafel erfassten Daten bieten die Grundlage für eine Vielzahl von Analysen und Auswertungen an. Durch die Erfassung von Arbeitszeiten können Betriebe analysieren, wie viel Zeit für bestimmte Aufgaben oder Projekte aufgewendet wird. Dies hilft bei der Ermittlung von Effizienzsteigerungen, der Identifizierung von zeitraubenden Prozessen und der besseren Kontrolle zur Einhaltung des Budgets. Es können Engpässe erkannt werden, bei denen Aufgaben aufgrund von Ressourcenmangel oder Überlastung verzögert werden könnten. Dies ermöglicht eine rechtzeitige Umverteilung von Ressourcen, um Engpässe zu minimieren.

Mithilfe von Leistungsvergleichen zwischen verschiedenen Projekten können Aufschlüsse darüber gegeben werden, welche Aufträge besonders effizient abgewickelt wurden und wo Optimierungsbedarf besteht. Durch das Sammeln von Daten über einen längeren Zeitraum können Trends und Muster erkannt werden. Betriebe können so Vorhersagen über saisonale Schwankungen oder wiederkehrende Arbeitsspitzen treffen. Diese Erfahrungen wiederum fließen in die zukünftige Planung ein, um eine noch präzisere Ressourcenverteilung und Zeiteinteilung zu ermöglichen.

1.8. Übersichtliche Visualisierung

Aufgaben, Projekte sowie eingeplante Ressourcen können in der digitalen Plantafel übersichtlich dargestellt werden. Durch die Kategorisierung per Farbe, Icons und anderen visuellen Elementen können Informationen auf einen Blick erfasst werden. Dies vereinfacht die Identifizierung von Engpässen, Abhängigkeiten zwischen Einträgen und Prioritäten, was wiederum der Planung und Organisation zu Gute kommt.

Die meisten Tools für Planungstafeln bieten zudem mehrere Ansichtsvarianten, um Informationen auf nutzbringende Weise zu präsentieren. Neben der Standard-Darstellung in Form eines vereinfachten Gantt-Diagramms, können Kanban-Boards oder Listenansichten verwendet werden. So lassen sich ebenfalls auf Smartphones mit kleinerem Bildschirm alle Daten zu Ressourcen und Projekten übersichtlich darstellen.

1.9. Mobiler Zugriff

Durch die Nutzung von Cloud-Plattformen können Handwerker und Betriebsleiter immer und überall auf die Plantafel zugreifen. Im Normalfall unterstützen digitale Plantafeln mehrere Endgeräte, also Smartphone, Tablet und Desktop, wodurch Informationen auch von unterwegs betrachtet und editiert werden können. Dies ist besonders nützlich, wenn das Team vor Ort arbeitet.

1.10. Integration mit anderen Systemen

Digitale Plantafeln lassen sich oft nahtlos in andere Softwarelösungen integrieren, wie z. B. Buchhaltungs- oder CRM-Systeme, um den Informationsfluss zu optimieren. Beliebter Anwendungsbereich ist zudem die Anbindung von externen digitalen Kalendern, beispielsweise von Microsoft oder Google.

2. Nachteile einer digitalen Planungstafel

Trotz der vielen Vorteile gibt es auch einige potenzielle Nachteile, die bei der Einführung einer digitalen Plantafel im Handwerk berücksichtigt werden sollten:

2.1. Technische Störungen

Abhängigkeit von Technologie bedeutet, dass technische Störungen auftreten können. Ein Ausfall der digitalen Plantafel kann zu Verzögerungen führen. Im Normalfall sind SaaS-Dienste allerdings mit Backup-Systemen ausgestattet, die bei Störungen übernehmen und so Ausfälle über längere Zeiträume vermieden werden. Zusätzlich sollten automatische tägliche Sicherheits-Backups vom Dienst angeboten werden, sodass auch bei größeren Störungen keine Anwendungsdaten verloren gehen.

Auf Anwenderseite ist wiederum eine stabile Stromversorgung und eine zuverlässige Internetverbindung notwendig, was insbesondere im mobilen Einsatz nicht immer gegeben ist.

2.2. Datenschutzbedenken

Digitale Plantafeln erfordern die Speicherung von sensiblen Informationen. Datenschutz- und Sicherheitsbedenken müssen ernst genommen werden, um Datenlecks zu vermeiden. Es ist darauf zu achten, dass sich die Server des gewünschten Plantafel-Anbieters ausschließlich in Deutschland befinden.

2.3. Schulungsbedarf

Die Einführung einer neuen Technologie erfordert Schulungen für die Mitarbeiter. Nicht alle Handwerker sind technikaffin, was den Lernprozess verlangsamen kann. Schulungen werden meist angeboten, werden aber überwiegend separat berechnet, was wiederum die Kosten nach oben treiben kann.

2.4. Initialaufwand

Die Umstellung auf eine digitale Plantafel erfordert einen anfänglichen Aufwand für die Einrichtung und Dateneingabe, was kurzfristig zusätzliche Zeit und Ressourcen beanspruchen kann. Zumindest die Dateneingabe kann durch Import-Möglichkeiten erleichtert bzw. verkürzt werden.

Insgesamt bieten digitale Plantafeln im Handwerk eine Fülle von Vorteilen, welche die Effizienz, Kommunikation und Planung verbessern können. Dennoch sollten die potenziellen Nachteile berücksichtigt werden, um eine reibungslose Integration und Nutzung sicherzustellen. Die richtige Auswahl der Technologie und eine angemessene Schulung der Mitarbeiter sind entscheidend, um die Vorzüge optimal auszuschöpfen und die Nachteile zu minimieren.

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