Nebenkostenabrechnung Verstehen: Was dürfen Vermieter umlegen?
Nebenkosten – das unsichtbare Loch im Geldbeutel vieler Mieter! Oft nur als lästige Pflicht wahrgenommen, steckt hinter den regelmäßigen Zahlungen eine komplexe Welt voller Tücken und Überraschungen. Dieser Artikel nimmt Sie mit auf eine Reise durch das Dickicht der zusätzlichen Ausgaben, die neben der Miete anfallen. Wir schauen nicht nur auf das, was rechtens ist, sondern auch auf die Stolpersteine und Kontroversen, die sich oft hinter den Kulissen verbergen. Es ist ein Bereich, in dem Unwissenheit teuer zu stehen kommen kann und wo es, ohne ein wenig Insiderwissen, leicht ist, den Kürzeren zu ziehen. Lassen Sie uns gemeinsam Licht ins Dunkel der Betriebskosten bringen und herausfinden, wie Sie sich vor unerwarteten Kostenfallen schützen können.
Welche Nebenkosten kann der Vermieter in Rechnung stellen? ► von Heizkosten bis Wegereinigung ► Beirtriebskosten ► Nebenkosten steuerlich absetzen ► rechtlich zulässige Umlageschlüssel
Kurz zusammengefasst
Hier ist eine Liste der Nebenkosten, die bei der Miete abgerechnet werden können, jeweils mit einer kurzen Erläuterung:
- Grundsteuer: Diese Kosten decken die von der Kommune erhobene Steuer ab, die für das Grundstück anfällt.
- Wasserversorgung: Umfasst die Kosten für die Lieferung von Wasser sowie die Instandhaltung der Wasserzähler und Hauptwasserleitungen.
- Abwasser: Kosten für die Entsorgung von Schmutzwasser und Regenwasser, die an das öffentliche Kanalsystem angeschlossen sind.
- Heizkosten: Einschließlich der Kosten für Brennstoffe wie Öl oder Gas, Betrieb und Wartung der Heizungsanlage sowie der Warmwasseraufbereitung.
- Warmwasser: Spezifische Kosten für die Erzeugung und Verteilung von Warmwasser, falls separat von der Heizung abgerechnet.
- Aufzug: Betriebskosten inklusive Stromverbrauch, Wartung und gegebenenfalls Reparatur des Aufzugs.
- Straßenreinigung und Müllabfuhr: Gebühren für die regelmäßige Reinigung der Straßen und die Müllentsorgung.
- Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung: Kosten für die Sauberkeit in allgemein genutzten Teilen des Gebäudes und Maßnahmen gegen Schädlinge.
- Gartenpflege: Beinhaltet die Pflege von Grünanlagen, wie Mähen, Hecken schneiden und Bepflanzungen.
- Beleuchtung: Kosten für die Beleuchtung von gemeinsam genutzten Bereichen und Außenanlagen.
- Schornsteinreinigung: Gebühren für die regelmäßige Kontrolle und Reinigung der Schornsteine.
- Versicherungen: Prämien für Gebäudeversicherungen, die Schäden am Gebäude durch Feuer, Wasser und Sturm sowie Glasbruch abdecken.
- Hauswart: Vergütung für den Hausmeister, der für die Überwachung und Instandhaltung des Gebäudes verantwortlich ist.
- Antennen- und Breitbandkabelanschluss: Kosten für den Betrieb und die Nutzung von Gemeinschaftsantennen oder Breitbandkabelnetzen.
- Wasch- und Trockenraum: Betriebskosten für gemeinschaftlich genutzte Waschmaschinen und Trockner, einschließlich Strom- und Wasserverbrauch.
Dann gibt es da noch:
- Kosten für einen Hausmeisterservice, der über die übliche Hauswartung hinausgeht, z. B. Kleinreparaturen oder zusätzliche Dienstleistungen.
- Kosten für Gemeinschaftseinrichtungen wie ein Fitnessraum, Schwimmbad oder Sauna, falls diese Einrichtungen den Mietern zur Verfügung stehen.
- Sicherheitsdienste wie ein Wachdienst, wenn dieser speziell für die Wohnanlage engagiert wird.
- Administrative Kosten für die Verwaltung von Mietnebenkosten, sofern diese angemessen und im Mietvertrag vereinbart sind.
Diese Aufstellung zeigt die Vielfältigkeit der Nebenkosten, die im Rahmen einer Mietwohnung anfallen können. Wichtig ist, dass alle umlegbaren Nebenkosten im Mietvertrag detailliert aufgelistet und klar definiert sein müssen. Der Mieter muss vor Vertragsunterzeichnung über diese Kosten informiert werden, um späteren Missverständnissen vorzubeugen.
Exotische Nebenkosten
Es gibt tatsächlich noch weitere Nebenkosten, die auf Mieter umgelegt werden dürfen, wenn sie vertraglich vereinbart sind. Hier sind einige zusätzliche Beispiele:
- Einrichtungen für die Wäschepflege: Kosten für die Nutzung und Instandhaltung von Waschmaschinen und Trocknern, die allen Mietern zur Verfügung stehen.
- Kosten für Mieteraktivitäten: Falls für die Mieter spezielle Veranstaltungen oder Aktivitäten organisiert werden.
- Garagen- oder Stellplatzmiete: Wenn Parkmöglichkeiten zur Verfügung gestellt und im Mietvertrag gesondert aufgeführt sind.
- Sonderleistungen wie Concierge-Service: Kosten, die durch zusätzliche Dienstleistungen wie einen Concierge oder Sicherheitsdienst entstehen.
- Kosten für die Reinigung von Gemeinschaftsräumen: Wenn diese Reinigung über die normale Gebäudereinigung hinausgeht.
- Betriebskosten für besondere technische Anlagen: Zum Beispiel Lüftungsanlagen oder Wasseraufbereitungsanlagen.
Diese Kosten müssen allerdings explizit im Mietvertrag aufgeführt sein und die Umlage auf den Mieter muss klar definiert werden, um rechtsgültig zu sein.
Details und Erläuterungen zu vielen Punkten im weiteren Artikel.
1. Was genau versteht man unter Nebenkosten?
Jeder nennt es umschlagsfähige Nebenkosten, doch rechtlich genau sind es die Betriebskosten.
Jeder Besitzer einer Immobilie muss für deren Verwaltung gewisse Kosten in Kauf nehmen. Dazu zählen Grundsteuer, Wasserkosten, Müllentsorgung oder Schornsteinreinigung, um nur ein paar exemplarisch zu nennen.
Diese darf der Immobilieneigentümer in seiner Funktion als Vermieter auch zum Teil von seinen Mietern einfordern.
Wie empfinden Sie Ihre Nebenkosten?
1.1. Welche Nebenkosten kann der Vermieter in Rechnung stellen?
Alle rechtlichen Grundlagen für die Nebenkosten- oder Betriebskostenabrechnung findet man in der sogenannten “Betriebskostenverordnung”.
- Grundsteuer: Die Grundsteuer wird auf das Eigentum an Grundstücken und deren Bebauung erhoben. Bemessungsgrundlage ist der Wert des Grundstücks oder der Wert des Grundstücks inklusive Bebauung. Die Grundsteuer fließt in die Kasse der jeweiligen Stadt oder Gemeinde. 2019 wurde eine Reform der Grundsteuer beschlossen, die zum ersten Mal am 1. Januar 2025 greifen wird.
Oftmals steht in der Nebenkostenabrechnung auch “öffentliche Lasten des Grundstücks”.
- Fahrstuhl: Verfügt das Mietshaus über einen Fahrstuhl, müssen alle die Kosten anteilig tragen, auch die Mieter im Erdgeschoss. Diese Kosten setzen sich aus, Stromverbrauch, Wartungskosten, Überwachungskosten und der Zahlungen für die Reinigung des Lifts zusammen.
- Hausverwaltung: In der Regel hat ein Mietshaus auch einen Hausverwalter, der sich um die Abrechnung der Kosten, die Einhaltung der Hausordnung und die Beauftragung von Handwerkern kümmert. Auch diese Kosten fließen in die Nebenkostenabrechnung ein.
- Hausmeister: Er ist rund um die Uhr da und kümmert sich etwa um kleine Reparaturen, das die Mülltonnen rechtzeitig rausgestellt sind und das keine Gegenstände, wie Fahrräder oder Kinderwägen die Notfallwege im Treppenhaus versperren.
- Wasserkosten: Warmwasser, Kaltwasser, Abwasser
- Heizkosten
- Stromkosten: Hier geht es um die Stromkosten für Bereiche, die die Mietergemeinschaft gemeinsam nutzt, also Aufzug, Außenlicht, Kellerbeleuchtung oder Stromkosten für die Gemeinschaftswaschmaschinen.
- Schornsteinreinigung: Die regelmäßige Reinigung der Schornsteine ist Pflicht und die Frequenz wird von der Kehr- und Überprüfungsordnung geregelt.
- Versicherungen: Eine Immobilie ist in der Regel mehrfach versichert, dazu zählen Absicherungen bei Glasbruch, Wohngebäudeversicherungen gegen Sturm-, Feuer- und Wasserschäden und eine Haftpflicht für gegebenenfalls Öltanks oder einen Aufzug.
- Fernsehempfang: Hier können Stromverbrauch, Grundgebühren und Wartung in der Abrechnung berücksichtigt werden.
- Garten: Verfügt das Haus über einen Garten oder Hof, werden auch die Arbeitsleistungen zur Pflege dieser Bereiche anteilig umgelegt.
- Sonstige Betriebskosten: Hierunter fallen Kosten, die nicht in jedem Mietshaus anfallen, wie etwa die Reinigung und Wartung des Schwimmbads, Überprüfung und Erneuerung von Feuerlöschern, oder Kosten für spezielle Sicherungsdienste, wie eine Überwachung oder einer Alarmanlage.
Knifflige Kosten
Diese Nebenkosten dürfen nicht umgelegt werden
- Mietkosten für Rauchwarnmelder
Rauchwarnmelder könnten vom Vermieter auch gekauft werden, darum sind Mietkosten für Rauchmelder keine Betriebskosten ergo nicht umlagefähig. Die Wartung der Gefahrenmelder sind hingegen prinzipiell als Nebenkosten berechenbar, der Einbau kann als Modernisierung auf die Miete aufgeschlagen werden. - Allgemeine Kosten für "Hausstrom"
- Kosten für regelmäßige Reinigung von Wasserrohren
- Kosten für ein Reinigungsunternehmen, wenn der/die Mieter bzw. ohne Beanstandung selbst gereinigt haben.
1.2. Nebenkosten-Rechner: Wie hoch ist mein Anteil?
| Miet-Nebenkostenrechner |
Welchen Anteil an der Gesamtmiete nehmen deine Nebenkosten ein?
Beispiel: Ihre Kaltmiete beträgt 1.000 €. Die Nebenkosten betragen 250 €. Dann wäre Ihr Nebenkostenanteil 25 %.
Hier die bisherigen Antworten anschauen ⇓
Die bisherigen Stimmen:
| über 30 % | 7 Stimmen |
| 15 – 20 % | 6 Stimmen |
| 20 – 25 % | 6 Stimmen |
| 25 – 30 % | 3 Stimmen |
| Unter 10 % | 2 Stimmen |
| 10 – 15 % | 1 Stimme |
Nebenkosten beim KAUF einer Immobilie
Notarkosten
- Vom Gesetzgeber gefordert für Kaufvertrag, Grundbucheintragung und die Eintragung einer Grundschuld;
- Faustformel: Die Notarkosten belaufen sich auf ca. 1,0 – 1,5 % des Kaufpreises.
Beispielrechnung Immobilie 250.000 € Kaufpreis
| Dienstleistung vom Notar | Gebühren |
| Kaufvertrag beurkunden (2,0facher Satz) | 1.070 Euro |
| Betreuungskosten (0,5facher Satz) | 267,50 Euro |
| Zwei Unterschriften beglaubigen (0,2facher Satz, max. 130 Euro pro Unterschrift) | 260 Euro |
| Kaufvollzug (0,5facher Satz) | 267,50 Euro |
| Gesamtkosten |
1.865 Euro |
| Tabelle 1: Beispielrechnung für die Notargebühren beim Kauf eines Hauses mit Kaufpreis 250.000 Euro, Quelle: GNotKG; Alle Angaben ohne Gewähr; | |
Grunderwerbsteuer
- Faustformel: Die Grunderwerbsteuer beträgt abhängig vom Bundesland zwischen 3,5 und 6,5 % des Kaufpreises!
Grundbuchkosten
- Faustformel: Für das Grundbuchamt werden ungefähr 0,5 % des Kaufpreises fällig!
Maklercourtage (falls involviert)
- Faustformel: Maklercourtage liegt meist zwischen 4 und 8 % des Kaufpreises, aufgeteilt auf Käufer und Verkäufer.
Modernisierung (je nach Einzelfall)
Umzugskosten (je nach Einzelfall)
Artikel: Hier kannst du beim Umzug Geld sparen
Wie Sie viel Geld beim Umzug sparen: Erprobte Tipps & 2 Checklisten
So ein Umzug geht immer ins Geld. Doch Sie haben viele Stellschrauben, mit denen - richtig gedreht - erklägliche Ersparnisse beim Wohnungswechsel möglich sind. Das reicht von der Umzugsplanung bis zur Absetzung der Kosten von der Steuer. Mit den folgenden Tipps sparen Sie richtig.
2. Nebenkosten-Abrechnung - Das muss man wissen
Welche Nebenkosten abgerechnet werden dürfen, ist genau im Mietvertrag erfasst. Selbst wenn die Betriebskostenverordnung etwas vorgibt, was jedoch nicht explizit im Mietvertrag aufgeführt ist, darf der Vermieter diese Position nicht abrechnen.
Der Vermieter gibt im Mietvertrag auch an, nach welchem Verteilerschlüssel er die Nebenkosten abrechnet. Nach Verbrauch, nach Größe des Haushalts, der Wohnungsgröße oder dem Anteil an den Gesamtwohneinheiten.
Fehlt im Mietvertrag die Angabe, auf welcher Grundlage berechnet wird, liegt in der Regel die Wohnfläche zugrunde.
Ausnahme stellt nur die Position der Heizkosten dar. Hier muss in der Abrechnung auch der Verbrauch berücksichtigt werden. Jedes Heizgerät muss zudem über einen Verbrauchsanzeiger verfügen.
CO₂-Abgabe
Vermieter werden ab 2023 an den CO2-Kosten beteiligt. Die Höhe dieser Beteiligung richtet sich nach der Güte der Dämmung des Hauses, dem Verbrauch des Mieters und dem verwendeten Brennstoff. Für denkmalgeschützte Häuser gelten Ausnahmen.
Je mehr Immobilien man besitzt oder verwaltet, desto schwieriger wird es immer den Überblick über die Abrechnungen zu behalten.
Mit digitalen Lösungen kann man problemlos Nebenkostenabrechnungen erstellen. Sie ermöglichen es, die Abrechnungen in wenigen Schritten zu erstellen, zu archivieren und auch so übersichtlich darzustellen, dass ein Mieter die Rechnung stets nachvollziehen kann. So wird Streit zwischen Vermieter und Mieter vermieden.
2.1. Wie werden die Nebenkosten abgerechnet?
In der Regel sind monatlich mit der Miete sogenannte Abschlagszahlungen fällig. Das bedeutet, dass vom Vermieter oder der Verwaltung geschätzt wird, wie hoch die Nebenkosten am Ende des Jahres voraussichtlich ausfallen werden.
Diese Summe wird dann auf die monatliche Miete umgelegt, sodass sich die Kosten auf 12 Monate verteilen.
Am Ende des Jahres, oder nach 12 Monaten, wird Bilanz gezogen. Wie hoch waren die Nebenkosten inklusive des Verbrauchs tatsächlich? Was wurde bisher bezahlt? Muss nachgezahlt werden oder bekommt der Mieter wieder etwas zurückgezahlt?
2.2. Wann wird abgerechnet?
Laut Gesetz muss die Abrechnung innerhalb von 12 Monaten erfolgen, sonst kann es sein, dass sie ungültig ist.
2.3. Kann man die Nebenkostenabrechnung prüfen lassen?
Dem Mieter steht es zu, auch alle Belege und Rechnungen, die der Nebenkostenabrechnung zugrunde liegen, einzusehen. Zweifelt man bei größeren Positionen, kann es auch Kosten sparen, einen Anwalt für Mietrecht einzuschalten, der die Abrechnung prüft. Kam die Abrechnung etwa zu spät, kann es sein, dass der Vermieter gar nichts zahlen muss.
2.4. Häufige Fehler in der Nebenkostenabrechnung
Schon im Mietvertrag sollte der Mieter prüfen, ob die angegebenen Quadratmeter auch den tatsächlichen Flächen entsprechen, denn nach diesen Angaben wird auch abgerechnet. Sind die Quadratmeterangaben zu hoch, zahlt man zu viel.
Oft werden die Kosten nicht nach Anzahl der Wohneinheiten abgerechnet, sondern nach Anzahl der vermieteten Wohneinheiten. Das würde bedeuten, dass man auch für leer stehende Wohnungen mitzahlen müsste.
Bei Reparatur und Anschaffungskosten, etwa bei den Gemeinschaftswaschmaschinen genau hinsehen. Nicht alle Kosten dürfen auf den Mieter umgelegt werden. Bei Unsicherheiten lieber einen Anwalt für Mietrecht konsultieren oder beim Mieterbund nachfragen.
Möchtest du bis hierhin etwas ergänzen oder korrigieren?
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Vielen Dank für jeden Hinweis!
3. Kann man Nebenkosten von der Steuer absetzen?
Haushaltsnahe Dienstleistungen können steuerlich abgesetzt werden.
- Dazu zählen etwa die Arbeiten im Garten, die Hausmeistertätigkeiten und der Winterdienst. 20 Prozent dieser Kosten können geltend gemacht werden, allerdings nur bis zu einer Gesamthöhe von 4.000 €.
- Bei Handwerkerrechnungen kann zwar nicht das verwendete Material, aber dafür die Kosten für die geleistete Arbeitszeit steuerlich absetzen. Hier gilt eine Grenze von 1.200 €.
4. Fazit
Die Abrechnung der Nebenkosten bezieht sich auf viele Positionen im Mietvertrag. Daher schon vor der Unterschrift des Mietvertrages die Klauseln und Quadratmeterangaben prüfen. Ist man sich unsicher, lohnt sich auch schon zu diesem Zeitpunkt einen Anwalt für Mietrecht hinzuzuziehen.
5. Ergänzung oder Frage von dir?
Gibt es eine Frage zum Beitrag, etwas zu ergänzen oder vielleicht sogar zu korrigieren?
Fehlt etwas im Beitrag? ... Jeder kleine Hinweis/Frage bringt uns weiter und wird in den Text eingearbeitet. Vielen Dank!
6. Weiterlesen
- Was man in einer Mietwohnung verändern darf
- Wohnungsbesichtigung Tipps – mit Checkliste
- Was beinhalten Nebenkosten? Was darf abgerechnet werden?
- Streit mit dem Vermieter – so wird er vermieden
➔ Zu allen Beiträgen: Mieter sein
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